LEREN LOSLATEN

VAN HIËRARCHISCH NAAR ZELFSTUREND
En dan opeens zijn we zelfsturend. We hebben jarenlang gewerkt met management op diverse niveaus, directies en stuurgroepen. We gingen van stuurgroep overleg naar stuurgroep overleg. Met een dik rapport onder de arm en natuurlijk met een paar goede slides. De stoplichten op rood, oranje of groen. Snel groen bespreken, doorzagen op oranje en rood.
 

Nee nu doen we het helemaal anders. Stuurgroepen en management verdwijnen. Worden nu dikwijls onder één noemer geplaatst. Die van de stakeholders. En waar je eerst als individu of team zelf op pad ging, komen stakeholders nu naar jou toe. Want in deze nieuwe wereld, die van zelfsturing en eigen verantwoordelijkheid. Daar gaat het niet om het bepalen door management om te gaan voor links of rechts. Daar gaat het om het geven en ontvangen van feedback. Het multidisciplinaire team ontvangt feedback van stakeholders en krijgt vervolgens zelf de ruimte te kiezen wat daarmee te doen. Zij zijn immers zorgvuldig als team samengesteld (experts!), inhoudelijk bezig met het product/de campagne/de propositie, en kunnen op basis daarvan het beste overzien wat nodig is.

van hierarchisch naar zelfsturende teams

Dus dan zijn we opeens van een hiërarchische organisatiestructuur naar die van Agile werken gegaan. Hele managementlagen verdwijnen. Nieuwe rollen zoals die van Product Owner en SCRUM master verschijnen. Zelfsturing. Eigen verantwoordelijkheid! 

Oké. Op papier klinkt het allemaal heel logisch. We gooien de organisatie om want we willen flexibel zijn en inspelen op de veranderende klantbehoeften. We willen versneld en met succes nieuwe producten lanceren. Maar daar heb je het. Hoe gaat dat dan in praktijk? Is dat net zo makkelijk als dat het op papier lijkt? Nee. Dat is het niet.

 

queen mary 2

Queen Mary 2 ergens tussen Grenada en Barbados

 

QUEEN MARY 
Ik las laatst een mooie quote. Heel toepasselijk wat mij betreft. “It is easier to build a fast and agile ship from scratch, than trying to convert the Queen Mary 2 from a cruiser to a yacht halfway between Grenada and Barbados”. En laten nou juist vooral die Queen Mary’s de transitie naar zelfsturend aangaan. 

Goed daarom om je te realiseren dat het hier echt om een verandertraject gaat. De transitie van een hiërarchische manier van leidinggeven naar teams met eigen verantwoordelijkheid gaat niet in één keer. Teams, management, individuen moeten wennen aan hun nieuwe rol, nieuwe taken & verantwoordelijkheden. Management moet leren loslaten. Teams moeten leren in het oppakken van eigen verantwoordelijkheid. Dat moet je met elkaar tijd en aandacht aan besteden.

DELEGATION POKER
Delegation poker kan je hierbij helpen. Delegation staat voor the act of handing over responsibilities for something to someone else, usually while remaining accountable for that person’s performance”. Waarbij delegation poker een middel is om als management en team het gesprek aan te gaan over welke verantwoordelijkheid bij wie ligt.

Dat kan over heel verschillende onderwerpen gaan. Van het bedenken van het uitje voor de afdeling, het akkoord op het uitsturen van een campagne, tot aan het zelf bepalen van het salaris voor alle teamleden. Je kan de verantwoordelijkheden opdelen in: verantwoordelijkheden met lage impact, met middelgrote impact, en met grote impact. Bij wie ligt de verantwoordelijkheid? Van impliciet naar expliciet maken.

 
HOE HET WERKT
Bij Delegation poker heb je 7 kaarten. Van Tell waarbij het management de beslissing neemt voor het team. Management deelt het mede en discussie daarover is niet gewenst. Naar het andere uiterste van delegate waarbij het management de beslissing geheel over laat aan het team. Het management wil in geval van delegate niet eens weten wat ze besloten hebben of waarom ze dat besloten hebben. Daar tussenin liggen de varianten. Agree is bijvoorbeeld dat management en team met elkaar in discussie gaan en als groep consensus bereikt wordt.
 
delegation poker cards

delegation poker cards

 
Als team en management blok je een dagdeel om een ‘contract van vandaag’ te maken. Hoe ga je het oppakken van verantwoordelijkheden vanaf vandaag aanpakken. Let op. Het gaat hierbij niet om de gewenste situatie, maar gewoon hoe je het vanaf vandaag gaat proberen. En ook dit is agile. Werkt het niet? Dan pas je het aan. Herhaal delegation poker dus ook regelmatig. Wel handig om iemand de rol van facilitator te geven. Liefst iemand buiten je team, en iemand die goed durft door te vragen op wat er gezegd wordt.
 
Stappen delegation poker (voorbeeld)
  1. Begin met een brainstorm waar iedereen individueel 2 onderwerpen op een post it schrijft waar duidelijkheid over moet komen bij wie welke verantwoordelijkheid ligt.
  2. Plak de post it op een bord en leg kort uit wat je hier mee bedoelt. 
  3. Prioriteer met elkaar.
  4. Iedereen krijgt een set kaarten van 1-7. 
  5. Start met het onderwerp met de meeste prioriteit. 
  6. Tel af van 3 naar 1 en bij 1 legt iedereen de gekozen kaart open op tafel. 
  7. Vraag degenen die het verst uit elkaar liggen om te beargumenteren waarom ze voor hun kaart hebben gekozen. Uiteraard wil je de meningen horen vanuit zowel het management als team. 
  8. Hoor de argumenten aan en poker dan nog een keer. 
  9. Kijk of je op basis van de gehoorde argumenten dichter bij elkaar bent gekomen.
 
Ben je enthousiast geworden? Hier kun je meteen de delegation pokerset bestellen en je team of het management uitnodigen om met elkaar het gesprek aan te gaan. Belangrijkste uitgangspunt blijft: je zit in een lerende organisatie! Het is voor iedereen een nieuwe situatie en daar hoort vallen en opstaan bij. Daarbij is weer één ding zeker. Je maakt pas stappen als je dat met elkaar durft te benoemen. En met elkaar pokeren is een interactieve en vernieuwende manier om dat te doen.
 
Succes en plezier!
 
Carlien

 

Bronnen: Adrie Dolman, Management 3.0, book: Management 3.0, Jurgen Appelo, Leading Agile Developers, Developing Agile Leaders

 

Wil je op de hoogte blijven van mijn ervaringen bij Strategiemakers? Schrijf je dan hier in: 

Hou mij op de hoogte

Share This