AGILE TRANSFORMATIE: WAAR HET ALLEMAAL BEGINT
Transformaties kunnen op verschillende manieren beginnen. Aan de ene kant kan er voor het hele bedrijf, top-down gekozen worden om een transformatie in te gaan vanwege grote noodzaak voor verandering. Aan de andere kant kan er klein en bottom-up begonnen worden om te kijken wat werkt en hoe dit toe te passen voor de rest van het bedrijf. De agile transformatie in deze case beschrijft de laatste aanpak.
DE START: KLEIN BEGINNEN EN EXPERIMENTEREN
Met deze klant in de FMCG sector zijn we klein begonnen. Een eerste project waar digital teams experimenteerden met agile werken. Aangezien agile werken nooit een doel op zich is, begint elk agile project met het bepalen van een gedeelde ambitie waar de nieuwe manier van werken toe moet leiden. Veelvoorkomende doelstellingen zijn een kortere time-to-market, snel experimenteren en feedback ophalen van de klant en effectiever samenwerken als team. De samenwerking met deze klant begon vanwege een wens voor multidisciplinaire samenwerking tussen de digital teams, waarbij ze merkten dat het in de dagelijkse drukte moeilijk voor elkaar te krijgen was en de resultaten uitbleven.
We beginnen een agile project altijd met een team kick-off. Hierin bepalen we de gezamenlijke doelstellingen en geven we een introductie over de agile theorie. De theorie of basisprincipes van agile zijn niet moeilijk om te begrijpen. Essentieel voor beginnende teams zijn structuur en regelmatige coaching ná de kick-off om te zorgen dat teams de werkwijze onder de knie krijgen. Hierbij helpen we de teams om een manier van agile werken te vinden die goed bij ze past. Agile is in onze ogen geen rigide methode, maar kan voor elk team en elke organisatie op een andere manier goed werken.
DE OLIEVLEK BREIDT ZICH UIT
Het succes van dit eerste experiment met de digital teams creëerde enthousiasme binnen de organisatie waardoor ook een aantal marketingteams agile wilden ontdekken. Ook binnen deze teams bleek agile goed te werken. Enerzijds op werkwijze: de teams konden snelle, kleine resultaten boeken door hun deliverables van tevoren goed door te spreken, zodat iedereen hetzelfde beeld had wat moest worden opgeleverd. Zo werd ook veel transparanter waar iedereen aan werkte en voelden de teams alsof ze meer echt sámenwerkten in plaats van naast elkaar werkten. De setting van agile meetings hielp ook om bepaalde patronen te doorbreken. Waar meetings met veel stakeholders vroeger veel uitliepen vanwege lange discussies, bracht een actieve reviewsetting met visuele resultaten meer snelheid en meer betrokkenheid van stakeholders.
Daarnaast bracht de agile manier van werken ook inhoudelijke resultaten. Elke sprint stelden de teams zich ten doel om iets kleins te testen en feedback op te halen van klanten. Hierdoor werd content veel sneller getest. Ook door de 2-wekelijkse reviewmomenten werden de stakeholders vanuit sales meer betrokken, wat ervoor zorgde dat plannen al eerder op kleine schaal met klanten werden getest. De business resultaten waren positief: productlanceringen en campagnes van de agile teams waren keer op keer succesvol vanwege de betere samenwerking en dichtere betrokkenheid van alle stakeholders.
HET SYSTEEM BEGINT TE KRAKEN
Klein beginnen heeft als voordeel dat je snel resultaten kunt boeken met teams die graag willen. Het nadeel is dat er altijd een periode is waarin de ‘oude’ en ‘nieuwe’ wereld naast elkaar bestaan, dit gaat vroeg of laat schuren. Agile brengt immers nieuwe werkwijzen maar creëert ook nieuwe verwachtingen van stakeholders, leidinggevenden maar ook bijvoorbeeld de fysieke omgeving. Voor de agile teams kan deze periode frustrerend zijn, ze voelen zich geremd door “de oude wereld”. Als deze situatie te lang blijft doorbestaan gaat dit ten koste van de motivatie en zullen teams weer terugvallen in oude werkwijzen.
Ook bij deze klant werd het na ongeveer een jaar belangrijk om een duidelijke keuze te maken. Door of stoppen? Door de positieve ervaringen heeft deze organisatie ervoor gekozen om door te zetten. Het verdiepen van de agile beweging brengt allerlei vragen met zich mee: hebben we nieuwe rollen of teams nodig? Hebben we eigenlijk nieuwe ruimtes nodig voor agile teams om samen te werken? En wat voor manier van leidinggeven past bij deze teams? Onze design gedreven transformatie aanpak (Growth by Design) helpt om de juiste vragen te stellen en de contouren van de nieuwe organisatie te ontwerpen. Zo groeit een kleine bottom-up transformatie uiteindelijk uit tot een grote en gedragen transformatie voor de hele organisatie.
Meer weten over de onderwerpen die bij een agile transformatie komen kijken? Lees de blog van Thomas of check onze Growth by Design website!
