Waarom we massaal de koffieautomaat missen

“Hoe bevalt het thuiswerken?”

De vraag komt tegenwoordig in ieder gesprek wel voorbij. Naast de mensen met vitale beroepen en de mensen die ervoor (kunnen) kiezen om een dagje naar kantoor te gaan, werkt het overgrote deel van de Nederlandse beroepsbevolking vanuit huis. Over de voor- en nadelen ervan wordt een hoop geschreven en gepraat. Het blijkt voor iedereen persoonlijk: de een is zoekende naar de juiste werk/privé balans, de ander benut de weggevallen reisuren om te sporten. Maar waar vrijwel iedereen het over eens is: we missen de spontane gesprekken bij de koffieautomaat. Waar komt dat vandaan?

Toevallige ontmoetingen

De koffieautomaat staat symbool voor toevallige ontmoetingen. Het is de plek waar je die ene collega tegenkomt die je al weken niet gezien hebt en waar je, terwijl de koffie doorloopt, erachter komt dat jullie met hetzelfde onderwerp bezig zijn binnen de organisatie. Het is de plek waar je samen klaagt over de werkdruk en vervolgens op een briljant idee komt om die werkdruk wat te verzachten. En het is de plek waar je, tussen al dat organiseren en plannen door, even op adem kunt komen.

Die toevallige ontmoetingen hebben dus echt een functie en maken deel uit van de manier waarop we werken. Uit onderzoek van het World Economic Forum blijkt dat succesvolle bedrijven steeds meer open staan en oog hebben voor toevalligheden op de werkvloer. Deze bedrijven zijn een voorbeeld voor hoe ze toevalligheden waarderen en benutten. In het onderzoek geven ze aan dat er tastbare manieren zijn om die toevalligheden te organiseren. Er worden voorbeelden genoemd zoals het willekeurig matchen van medewerkers om met elkaar te lunchen en het reduceren van niet-relevante informatie en overbodige meetings.

Hoewel het misschien lijkt alsof deze bedrijven de toevallige ontmoetingen op een verkeerde manier gebruiken, zien ze juist ook de meerwaarde van het sociale aspect ervan. Het zijn de momenten die mensen mee waarderen in hun werkplezier.

“Serendipity tends to happen when we open our eyes to the unexpected.” – WEF onderzoek

Collectief nadeel

Echter, die koffieautomaten staan nu al weken stil. Er zijn ook geen spontane lunches en netwerkborrels. En we mogen best stellen dat dat als een collectief nadeel wordt ervaren. Er is juist behoefte aan die sociale cohesie, spontaan contact met collega’s en gezamenlijke (fysieke) ruimte om te brainstormen over een nieuwe propositie. Deze behoefte in combinatie met wat er met onze agenda’s gebeurd is paradoxaal te noemen. Want nu de agenda’s een stuk leger zijn door het wegvallen van een hoop zakelijke en privé activiteiten ontstaat er juist ruimte voor het toeval. Maar het kan vooral zakelijk niet worden benut doordat we niet samen bij de koffieautomaat mogen staan.

Creatieve initiatieven

Een aantal bedrijven hebben hier creatieve (en digitale) oplossingen voor bedacht, die vrij eenvoudig te implementeren zijn. Bij Groove, een softwarebedrijf in klantcommunicatie, is remote de standaard. In hun blog waarin ze schrijven hoe ze ‘remote werken’, stippen ze het belang aan van de ‘water cooler’ in een kantoor:

“In a traditional office, the water cooler is the place where people talk about their personal lives. Where they “shoot the shit” and build relationships with the rest of the team. Water coolers matter. A lot. And if you want your remote team to have any semblance of camaraderie, you’d better provide a water cooler for them, too.” – Groove Blog

En dus hebben ze binnen Slack een kanaal gecreëerd dat “water-cooler” heet, om al die gesprekken te starten die je normaal gesproken bij het koffieautomaat, of in dit geval de water cooler, voert.

Een ander voorbeeld is van  Basecamp, een softwarebedrijf dat gespecialiseerd is in projectmanagement en teamcommunicatie (hoe kan het ook anders dan dat de voorbeelden uit deze hoek komen). Eens in de zoveel tijd stuurt Basecamp een willekeurige vraag rond in het team. Denk aan: “Welke boeken ben je aan het lezen?” of “Wanneer heb je voor het laatst iets voor het eerst gedaan?” of “Wat heb je afgelopen weekend gedaan?”. Op hun  blog schrijven ze:

“These entirely optional questions are meant to shake loose some stuff that you’d love to share with everyone else, but you hadn’t had an opportunity to do so. This kind of internal communication helps grease the social gears. This is especially useful for remote teams, like ours. When we know each other a little better, we work a little better together.” – Blog Basecamp

Donut koffie

Nu we binnen Strategiemakers aan het experimenteren zijn met asychroon werken zijn we zelf ook gestart met een initiatief om de koffieautomaat in stand te houden terwijl we niet met z’n allen vanaf de Strategiefabriek werken. Zo hebben we binnen Slack, het communicatiekanaal dat we intern gebruiken, de ‘Donut’ app toegevoegd. Wekelijks worden we willekeurig en automatisch door deze app aan een collega gekoppeld met wie we een ‘donut eten’, of in de meeste gevallen een koffie op afstand drinken. In de praktijk zie je overigens dat een hoop collega’s besluiten om te gaan wandelen tijdens het bellen, of op 1,5 meter afstand of beide op een andere plek maar wel synchroon bellend. 😉 

Of het de symbolische koffieautomaat helemaal vervangt is lastig te meten. Dat het een onderwerp is dat meer bedrijven bezighoudt is wel duidelijk. Laten we deze voorbeelden met elkaar uitwisselen en leren van de inzichten die we daarin opdoen. En ook vooral niet te veel ons ‘best’ doen om toeval te organiseren, want dan ga je voorbij aan het hele principe.